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Cinco consejos para arruinar tu evento y una idea para mejorarlo

15 junio 2010

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En la mañana de este lunes 14 de junio daba comienzo La Red Innova, una de las citas que mayor expectación había despertado en el calendario de eventos en Madrid. Buenos ponentes, un formato dinámico y original en un escenario diferente, posibilidades de hacer buenos contactos en el ámbito de la inversión en proyectos relacionados con las nuevas tecnologías, dimensión internacional… ingredientes de primera para cocinar un sarao de los que se aconseja no perderse. ¿Todo perfecto? Pues no. Lo que debía ser la espina dorsal de la infraestructura de un acontecimiento de este tipo, la conexión a internet, falló estrepitosamente. Tomemos este caso particular (más común de lo que parece) como punto de arranque para dar algunos consejos generales que ayuden a que tu jornada, seminario o congreso sea más recordado por las carencias que por los aciertos. De propina, irá una idea para lo contrario.

Foto: La Red Innova (Victoriano Izquierdo)

  1. Convierte el programa en una sucesión ininterrumpida de publicidad. La publicidad está presente en cualquier evento, y es más que necesaria: sin patrocinios, no habría ocasión de disfrutar de muchos de estos acontecimientos donde compartir experiencias, conocimientos e ideas. Pero cada cosa debe tener su espacio. Está bien que los patrocinadores tengan presencia en las mesas redondas, o en talleres específicos, pero si no se delimitan claramente los contenidos o lo que se espera de sus intervenciones, los anunciantes no dudarán en convertir sus discursos en largas charlas promocionales. Y lo mismo sucederá con las intervenciones del resto de ponentes. Recuerda que el público espera aprender, no salir de la sala pensando en comprar un teléfono o una cuenta en un servicio determinado.
  2. Limita la participación de los asistentes. A la gente le gusta participar. Tiene esa manía, qué le vamos a hacer. Pero si quieres evitar que pongan en un brete a tus ponentes, deja que estos alarguen los tiempos de intervención, da poder total a los moderadores para que asuman la tarea de formular preguntas y, cuando te avisen de que el tiempo se acaba, pasa el micrófono a la sala para que el público plantee sus cuestiones. Todos sabemos que a cualquier auditorio le cuesta arrancar; si tardas en darle la palabra, no habrá apenas debate. Adiós a la participación, a la polémica y a lo verdaderamente interesante. ¡Ah! Y de poner pantallas en las que se lean los comentarios en Twitter con el “hashtag” de tu evento o cámaras para retransmitirlo por “streaming”, ni hablemos.
  3. Desconcierta a parte de tu público poniendo barreras con el idioma. Todo buen congreso que se precie contará con ponentes internacionales, y será inevitable asistir a conferencias en inglés, que ya es la lengua franca de este tipo de convocatorias. Es cierto que el idioma cada vez es un problema menor, pero no nos engañemos: siempre habrá gente que no se manejará con la suficiente soltura como para entender un discurso en otra lengua que no sea la suya. Si quieres fracasar en este terreno, tienes dos opciones: la primera es descartar la existencia de traducción simultánea; la segunda, es disponer de cabina de traductores, pero esconder la mesa donde se ofrezcan los equipos receptores y los auriculares. ¿De verdad quieres obligar a los asistentes a tener que preguntar por la disponibilidad del servicio? Pónselo fácil.
  4. ¿Electricidad? Hace cinco años, uno acudía a un congreso desarmado, porque sabía que le facilitarían bolígrafo, bloc de notas, botella de agua y unos caramelitos para endulzar la jornada. Hoy, al menos el 50% de los asistentes a cualquier evento notable aterriza en la sala con su portátil, ya sea para trabajar, ya sea para tomar notas o participar online en el evento. ¿Acaso los portátiles se recargan con una manivela? No, ¿verdad? Pues si quieres equivocarte, reduce el número de enchufes disponibles, o mejor aún, elimínalos. Algunos organizadores de congresos lanzan regletas entre las sillas (como en nonick) o habilitan zonas especiales para la recarga. Ya son ganas de triunfar…
  5. No hay interneeeeeé. Señores, esto es España, uno de los países europeos donde disfrutamos de peor calidad de banda ancha. Pues nada, que lo sepa todo el mundo. En la pasada OME Expo en Madrid, la organización consideró que lo mejor era no ofrecer conexión abierta y gratuita. En La Red Innova, la red Wi-Fi ha convertido en una tortura algo tan natural en un evento tecnológico como obtener conectividad. Consolarse pensando en que muchos asistentes ya cuentan con acceso mediante 3G no vale: quien debe facilitar los medios es el organizador, no el participante, que encima es posible que haya pagado por ello.
  • La idea. La conexión a internet suele ser lo más peliagudo: si no existe, porque no existe, y si existe, porque su calidad es lamentable. A veces, no se facilita porque no se puede o no se quiere asumir el gasto que supone. Otras, se acude a un patrocinador para que facilite la red a cambio de que su logotipo figure, por ejemplo, en la cartelería o en los folletos de publicidad, pero una buena red inalámbrica para usuarios intensivos requiere un despliegue tecnológico que a algunas empresas de comunicaciones no compensa sufragar por un simple acuerdo de intercambio. ¿Por qué no probamos algo más eficaz? Si las redes Wi-Fi van más lentas que el caballo del malo y el 3G es la única alternativa, ¿qué tal si prestamos modems USB 3G a los participantes, patrocinados por el operador de turno, con una conectividad limitada al tiempo de duración del evento? El participante puede solicitarlo al realizar la inscripción, quedarse con el stick al acabar el evento y, si le gusta el servicio, contratarlo con un descuento promocional. Por un lado, se cubriría el reto del acceso a la red, y por el otro se haría publicidad efectiva orientada a resultados. Sólo es una idea con mucho que pulir, pero ahí queda la propuesta.

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2 comentarios

  1. Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: En la mañana de este lunes 14 de junio daba comienzo La Red Innova, una de las citas que mayor expectación había despertado en el calendario de eventos en Madrid. Buenos ponentes, un formato dinámico y original en un escenari…..


  2. […] This post was mentioned on Twitter by Carlos Molina and Yolanda Del, Blanca Antón. Blanca Antón said: Cinco consejos para arruinar tu evento y una idea para mejorarlo http://bit.ly/arWt2j via @AddToAny […]



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